일빨리 끝내는 사람의 42가지 비법

- 일을 뒤로 미루는 것은 아무런 의미가 없다. 업무를 방해하는 가장 큰 요인은 바로 시작하지 않는 것이다. 복잡하 거나 많은 시간이 필요한 업무는 시작하는 것만으로 이미 절반은 끝났다고 해도 과언이 아니다.
- 어느 누구도 하루 24시간이라는 시간을 바꿀 수는 없다. 이 한정된 시간을 의미 있게 활용하기 위해서는 제대로 된 시간이 필요한 업무, 높은 생산성이 요 구되는 업무를 먼저 처리하고, 그다지 손이 많이 가지 않는 업무를 그 사이사이에 처리해야 실속 있는 결과를 만들어낼 수 있다.
- 일처리가 빠른 사람은 '포모도로 테크닉 Pomodoro Technique을 활용해 의식적으로 쉬려고 노력한다. 포모도로 테크닉’ 이란 이탈리아 출신 컨설턴트가 생각해낸 시간관리기술로(포모도로는 이탈리아어로 '토마토'를 뜻한다 - 옮긴이), 유명 IT기업 CEO나 경영진이 활용하는 방법이다. 일단 25분 동안 일에 집중하면 5분간 쉬어준다. 그 후 다 시 25분 동안 일하고 5분간 휴식한다. 이를 계속 반복하는 방법이다. 포모도로 테크닉을 실천하면 눈앞의 업무에 집 중할 수 있고, 집중력이 떨어지는 일 없이 계속해서 효율적 인 상태를 유지할 수 있다.포모토로 테크닉의 핵심은 '피곤해지면 쉬는 것이 아니라 피곤해지기 전에 싶다'는 것이다. 이를 의식적으로 실천 해 업무 생산성을 높이는 방법이다.
- 능률을 높이기 위해 '파워 냅power nap' 이라는 꿀낮잠을 권한다. 꿀낮잠은 업무 생산성에 즉각적인 효과를 가 져다준다. 점심식사 후 15~20분 정도 꿀낮잠을 자면 그 후 의 생산성이 부쩍 높아진다고 한다. 15분의 파워 냅은 밤의 3시간 수면에 맞먹고, 이렇게 회복된 집중력과 주의력은 150분 동안 유지된다. 유럽이나 미국의 많은 기업들이 파워냅을 권장하는 이유다. 꿀낮잠은 업무 생산성에 즉각적 인 효과를 가져다준다. 단, 그 시간이 30분 이상 길어지면 깊은 잠에 빠져들고 싶은 마음이 강해지기 때문에 오히려 역효과가 난다는 점 을 주의해야 한다. 또 오후 3시 이후에 꿀낮잠을 자면 밤에 쉽게 잠들지 못하고 뒤척일 수 있다. 따라서 점심시간에 자는 것이 가장 좋다.
- 맥도날드 사고는 매뉴얼을 엄격히 준수하고 낭비를 절대 만들지 않는 방식이다. 이는 업무시간을 줄이는 데 언뜻 효과적 으로 보이기도 한다. 하지만 '생각'을 하지 않아도 되기 때 문에 '이 외에 더 좋은 방법이 있을지도 몰라'라는 생각이 들어도 매뉴얼에 이렇게 적혀 있으니까 하며 도입하려 하지 않는다. 다시 말해 그저 '일을 처리하는 상태에 빠지고마는 것이다. 일은 단순하지 않다. 모든 일에는 반드시 무언가 독자성 originality이 있다. 스타벅스 사고는 고객을 좀 더 만족시킬 수 있는 방법을 고민하고, 한 건, 한 건 상대방에게 맞추어 가며 정성을 다해 일하는 방식이다. 한 건, 한 건 생각하며 일하면 시간이 더 많이 걸려 힘들지 않을까?' 하고 생각하는 사람이 있을지도 모른다. 하지만 오히려 그 반대다. 매뉴얼을 전제로 아무 생각 없이 움직이는 맥도날드 사고가 오히려 상황에 맞게 응대할 수 없고, 매뉴얼만 따르는 비효율적인 방식을 계속 유지해 업무시간이 더 늘어나는 반면, 1분이든, 2분이든 좀 더 효율적이고 나은 방법을 의 식적으로 고민하며 일하다 보면 업무에 융통성이 생겨 고품질의 업무가 가능해진다. 그리고 그 결과 상대방에게 만족을 줄 수 있고 실수도 안 하게 된다. 따라서 결과적으로 보면 업무시간은 절대 늘어나지 않는다.
- 일처리가 빠른 사람은 일점호화주의(一点豪華主義, 전체적으로는 검소한데 특정 물건에 대해서는 돈 쓰기를 아까워하지 않고 호화로움을 추구하는 것 - 옮긴이)로 결과물을 만든다. 장어 가게를 찾는 사람은 최고급 장어가 목적이지 튀김이나 시금치 를 먹고 싶은 것이 아니다. 가령 장어 가게에서 최고급 장어에 튀김이나 야채를 섞어 밥 위에 얹어 내는 메뉴를 만들었다고 치자. 여러분이라면 먹고 싶겠는가? 아마도 대부분의 사람은 최고급 장어를 제대로 맛볼 수 있기를 원하지, 주변에 얹어진 튀김이나 야채에는 관심이 없다. 최고급 장 어는 자료로 치자면 상대방이 가장 알고 싶어하는 정보다. 그것만 알면 나머지는 참고할 수준 정도면 충분하다.
- 일처리가 빠른 사람은 일상생활속에서 변화를 만듬. 이디야만 고집하지않고 대로는 고급 호텔에 있는 카페에도 간다. 고급 호텔 내에 있는 카페에 가면 물론 커피 값은 몇 배나 더 비싸다. 하지만 고급스러운 찻잔, 편한 소파, 기분전환이 되는 분위기 등 그만큼 얻을 수 있는 것도 많다. 일상에서 벗어난 공간을 맛볼 수 있고, 그로 인해 자연스럽게 시야가 넓어진다. 일상에서 벗어난 공간에 있으면 몸과 마음이 편안해져 아이디어도 번뜩이기 쉬워진다. 고급 호텔에서 매일 값비싼 스테이크나 와인을 먹으라는 게 아니다. 어쩌다 한 번, 가끔 시간을 내어 고급스럽고 세 련된 곳에서 차분히 커피나 홍차 한잔 즐기는 것이다. 바로 여기서 변화가 생겨난다. 때로는 시간이나 공간을 돈으로 사는 체험도 필요하다. 물론 직장인에게 돈은 민감한 부분이다. 하지만 돈은 시간과는 달리 없어져도 노력하면 되찾을 수 있다. 하지만 시간은 절대 되찾을 수 없는 유한한 것이다. 가끔은 분위기 좋은 레스토랑에 가거나 고급 숍에 가서 작은 물건을 하나 사보는 것도 결코 돈 낭비가 아니다. 돈을 절약할 생각만 하다 보면 사고가 정지되고, 변화를 만드는 것은 점점 더 어려워져 업무효율을 높이거나 개선하려는 생각조차 할 수 없게 된다. 그러니 업무시간은 계속늘어만 간다.
- 신중한 사람 중에는 필요 이상으로 실패를 두려워하는 사람도 있다. 하지만 실패는 일시적인 좌절에 불과하고, 성공에 도달하기 위해 꼭 필요한 과정일 뿐이다.
- 성공은 한 번도 실패하지 않는 것이 아니다. 좌절을 극복하고 목표를 달성해나가는 것이다. 그러니 빨리 실패하는편이 더 낫다고 생각하고 계획을 세우는 동시에 일단 움직이자.
- 일 빨리 끝내는 사람은 직장이나 대인관계에서 문제가 발생하면 '이것은 도대체 누구의 문제인가?', '이 문제의 최종적 책임은 누구에게 있는가?' 등과 같이 자신의 문제' 와 '상대방의 문제'를 나누어 생각해본 후에 행동한다. 이를 분리형 사고라고 부른다. 문제 상황에 분리형 사고를 적용하면 상대방이 기분 나빠하고 초조해하는 것은 상대방의 문제이지 자신의 문제가 아니라는 사실을 깨닫게 된다.
- 상대방에게 꺼내기 힘든 말을 할 때 활용할 수 있는 방법으로 DESC법’ 이라는 것이 있다.
1. D(Describe, 묘사) : 현재 상황을 전달한다.
2. E(Explain, 설명) : 자신의 기분을 상대방에게 설명한다.
3. S(Specify, 제안) : 상대방에게 자신이 바라는 해결책을 제안한다.
4. C(Choose, 선택) : 상대방이 동의했을 때와 동의하지 않았을 때 어떻게 할지 선택지를 생각해둔다.
(사례)
1. D: 원래 4인 체제로 하던 일을 지금은 그 절반인 두명이 담당하고 있다.
2. E: 매일 밤늦게까지 잔업을 해도 기일에 맞추기 어려운 상황이다. 체력도 한계에 달했다.
3. S: 인원을 한 명 더 배치해줄 수는 없나?
4. C: (YES의 경우) 이번 달 말까지 배정해주길 바란다. (NO의 경우) 지금까지처럼 오후 5시까지 견적서 작 성을 의뢰받으면 2일 후 12시까지 완료하기는 힘들다. 한 달 동안만 3일 후 12시까지로 기한을 늘려줄 수는 없는가?
- 감정에는 1차 감정과 2차 감정이 있다. 분노는 2차 감정이다. 그 뒤에는 반드시 1차 감정이 숨어 있다. 1차 감정이란 불안하다', '힘들다', '고통스럽다', '외롭다', 슬프다, '허무하다' 등과 같은 부정적인 감정이다. 처음에 무언가 부 정적인 감정인 1차 감정이 끓어오르고, 그 감정이 충족되 지 못하면 2차 감정인 분노가 생겨나는 것이다. 예를 들어 기한 안에 일을 끝내지 못한 부하직원에게 화가 났다고 치자. 이때 분노의 감정 뒤에는 저 사람이라면 분명 기한 안에 끝낼 수 있을 거라고 믿었는데 안타깝다'는 1차 감정이 존재한다. 안타깝다'는 1차 감정이 충족되지 못 했기 때문에 화가 나는 것이다. 하지만 대부분의 사람은 분노의 감정이 싹트기 시작하면 그 존재에 지배당해 1차 감정이 있다는 사실을 눈치 채지 못한다. 그렇기 때문에 분노라는 감정의 근원을 해결하지 못한 채 하염없이 끌려 다니거나 오히려 분노의 감정을 더 키우고 만다. 또 가라앉았던 분노의 감정이 다시 부글부글 끓어오르는 것 역시 1차 감정을 해결하지 못했기 때문이다. 일 빨리 끝내는 사람은 1차 감정, 2차 감정의 존재를 이 해하고, 분노의 감정이 싹트면 우선 그 뒤에 숨은 1차 감정 이 무엇인지 파악한다. 그리고 그 분노를 느끼게 한 상대방에게 화가 난 이유와 자신의 기분 등을 1차 감정을 사용해 확실히 전달한다. “언제쯤 완성될지 파악되지 않으면 불안 하니, 진행상황을 좀 알려 달라”와 같이 말이다. 이처럼 1차 감정을 명확히 제시한 후에 '어떻게 해주길 바라는지' 자신의 요청을 전달한다. 그러면 2차 감정인 분 노에 지배당하기 전에 문제를 해결할 수 있다.
- 반추사고에 빠지면 이미 발생한 일에 대해 '이렇게 했으면 좋았을 걸', '저렇게 했으면 좋았을 걸' 등과 같이 이런 저런 생각을 하며 자기 자신을 책망하고 또 책망한다. 하지만 아무리 자신을 책망해도 그게 해결책이 되지는 못한다. 일이 하염없이 끝나지 않는 사람은 바로 이 반추사고를 하는 경향이 있다. 지난 일을 계속해서 곱씹고, 자책하고, 그러다 보니 기분은 더 가라앉기만 하고, 그 결과 일이 진행되지 않아 잔업만 늘어가는 것이다. 한편 일 빨리 끝내는 사람에게는 가라앉은 기분을 빨리 털고 일어나게 해주는 회복의식이 있다. 회복 의식은 3단 계로 이루어진다.
1단계: 자신의 긍정적인 면을 찾아 칭찬한다. 자신의 강점을 나열해본다. 자신에게 어떤 힘이 있는지 깨 달아 자신감을 되찾기 위해서다. 하지만 기분이 가라앉아 있을 때는 좀처럼 강점이 떠오르지 않는다. 따라서 자신의 장점이나 좋은 점이 떠오를 때마다 미리 수첩이나 노트 등 에 적어두도록 하자. 아무리 작은 것이라도 괜찮다. 쓸 수 있는 만큼 다 적어보도록 하자. 그리고 구체적으로 다음과 같은 점을 떠올리면 자신이 결코 한심한 존재가 아니라고, 스스로를 타이를 수 있어 가라앉은 기분을 털고 일어설 계기를 만들 수 있다.
* 자신의 강점은 무엇인가.
* 현재 일에서 잘 진행되고 있는 부분은?
* 무슨 일을 했을 때 다른 사람이 기뻐했는가.
* 예전에 무슨 일로 칭찬 받았는가.
2단계: 책망 받는 것은 '자신'이 아니라 '행위'라고 생각한다. 왜 이렇게 일을 못하는 걸까?', '이런 실수를 하다니 직장인 으로서 실격이야.” 실수를 했을 때 이렇게 자기 자신을 책망하면 안 좋은 기 분은 점점 더 악순환에 빠지고 만다. 이때는 자기 자신이 아닌 자신의 행위에 문제가 있었다고 생각하는 것이 중요하 다. 자신과 '행위'를 분리하는 것이다. 좋지 않았던 '행위'를 고쳐 다음번에는 적절한 행위를 할 수 있게 만들면 된다. '중요한 데이터를 깜박하고 지워버렸다. 이는 자신의 인 격이나 성격이 아니라 행위가 잘못된 것이다. 앞으로 제대 로 확인하고 백업데이터를 만들어두면 된다. '행위'는 노력으로 얼마든지 고쳐나갈 수 있다. 하지만 가라앉은 기분은 문제해결로 이끌어주지 않는다. 개선으로도 이어지지 않는다. '자신'을 책망할 필요는 없다. '자신'을 책망한다고 해서 얻어지는 효과도 없다. '자신'을 책망해도 해결되는 건 없 다. 필요 이상으로 자신을 책망하다 보면 잘 해오던 일까지 못하게 될 수도 있다. 그러니 '자신' 에서 '행위'로 시점을 바꿔 최대한 빨리 가라앉은 기분에서 빠져나오도록 하자.
3단계: 성취감을 느낄 수 있는 간단한 일을 한다 아무리 머릿속으로 빨리 가라앉은 기분에서 벗어나자!' 라 고 생각해도 기분은 좀처럼 바뀌지 않는다. 하지만 행동은 자기 의지로 할 수 있다. 작은 것이라도 좋으니 일단은 행동을 하고 거기에서 성취감을 느껴보자. 이때는 성취하기 쉬운 화분에 물 주기나 책상 주위를 정리하는 등의 단순한 일이 좋다