짧고 굵게 일합니다

- 지저분한 환경이 여러 면에서 사람들에게 생각보다 훨씬 더 큰 영향을 미친다는 다양한 연구 결과가 있다. 미국에서 직장인 1,000명을 대상으로 실시한 조사에서는 응답자 중 90%가 어지러운 환경으로부터 부정적 영향을 받는다고 답했다. 지저분한 업무 공간에서는 생산성이 떨어지고 부정적인 기분이 들며, 동기가 약해지고 행복감이 감소한다는 것이었다. 게다가 온갖 물건으로 어질러진 환경은 건강에도 악영향을 미친다. UCLA의 과학자들은 주변에 너무 많은 물건이 놓여 있으면 주요 스트레스 호르몬인 코르티솔이 증가한다는 연구 결과를 내놓았다. 만성적으로 코르티솔 수치가 높으면 심장 질환과 고혈압, 당뇨 같은 스트레스 관련 질환뿐 아니라 우울증과 불면증 등이 나타나기 쉽다. 지저분한 환경이 뇌에 부담을 준다는 심리학 연구 결과도 있다. 잡동사니가 가득한 환경에서는 뇌가 주변에 널린 것들을 인지하고 처리하기 바빠 현재 해야 할 일에 집중하지 못한다. 산만하고 불안해지면서 스트레스가 증가하는 데다, 제대로 된 결정을 내리기도 어렵다고 한다.
- 지저분한 업무환경에서 의욕이 감소하는 이유는 이렇다. 첫째, 뇌에 과부하가 걸린다. 주변에 물건이 많을수록 뇌에는 점점 더 심하게 과부하가 걸린다. 이런 상황에서는 자신에게 가장 중요한 것, 다시 말해 의욕을 끌어올리는 것을 찾기 어렵다.
둘째, 물건과 정보, 업무가 넘쳐나 감당하지 못할 정도가 되면 통제력과 선택 능력을 잃는다. 주도적으로 무언가를 시도하거나 결정하지 못해 일에 대한 열정을 잃는다. 설상가상으로 더 이상 통제할 수 없는 상황이라고 느끼면 쓸모없는 것을 점점 더 많이 쌓아두기 시작한다. 동시에 그런 상황을 초래한 자신을 탓하며, 이 사태를 어떻게든 해결해야 한다는 압박감에 시달린다. 결국 정리를 무기한으로 연기하고 잡동사니를 점점 더 많이 쌓아 나가는 악순환에 빠지고 만다.
- 솔직히 말해 티끌 하나 없이 말끔한 책상이 나은지, 혼돈의 도가니 같은 책상이 나은지는 중요한 문제가 아니다. 잠재력을 끌어올리고 열정을 느끼게 만드는 업무 환경이 무엇인지 아는 것이 가장 중요하다. 다시 말해 자신만의 기준을 세우는 것이다. 정리는 그 기준을 알아내는 가장 좋은 방법이다. 그간 나와 함께 집을 정리해온 많은 고객들은 정리 후 단출해진 공간을 보고 나서야 집 안을 장식하고 싶다고 느끼곤 했다. 공간이 텅 빈 후에야 자신이 좋아하는 분위기와 특징을 더하기 시작한 것이다. 이처럼 보통은 깨끗하게 정리한 후에야 자신이 어떤 환경을 선호하는지 알아낼 수 있다.
- 정리를 하고 싶은 근본적인 이유는 무엇인가? 어떤 직장 생 활을 꿈꾸든 최종 목표는 똑같다. 즐겁고 행복한 직장 생활이다. 이를 실현하기 위해 반드시 간직해야 하는 것은 세 가지다. 첫번째는 좋아하는 펜과 좋아하는 디자인의 메모지, 혹은 사랑하는 사람의 사진처럼 개인적으로 영감을 주는 것들이다. 두 번째는 스테이플러나 튼튼한 박스 테이프처럼 업무에 도움이 되는 기능적인 물건으로 자주 사용하는 것들이다. 특별히 설레는 게 아니라도 이런 것들이 있으면 일상적인 업무를 훨씬 쉽게 처리할 수 있다. 세 번째는 자신의 성장을 보장해주는 것들이다. 예를 들어 그다지 흥미 없는 프로젝트 관련 서류라도 성실하게 작성해서 끝내놓으면 경력에 플러스가 된다. 이러한 성실성은 신뢰받고 싶어 하는 사람에게 커리어의 성장을 보장해준다. 그러므로 이 세 가지 카테고리를 기억해두자. 그 자체로 영감을 주는 것과 기능적이라 마음이 끌리는 것, 미래의 성장을 보장해주는 물건을 남기는 것이다.
- 정리를 했다가 다시 어질러지는 정리 리바운드는 모든 물건의 자리를 정하지 못했기 때문에 일어난다. 다시 말해 쓴 물건을 어디에 둘지 모르기 때문이다. 그러므로 각각의 물건을 어디에 수납할지 결정해야 한다. 쓰고 난 물건을 즉각 제자리에 돌려놓는 습관을 들이면 정리가 훨씬 쉬워진다. 일단 동일한 카테고리의 물건을 여러 장소에 수납해서는 안된다. 같은 장소에 수납해야 어떤 물건을 얼마나 갖고 있는지 알수 있다. 그래야만 넘치게 쌓아두거나 필요 없는 물건을 사지 않을 수 있다. 일반 사무실에서는 보통 명함과 문구를 맨 위 서랍에 수납하는 것이 좋다. 전자 제품과 개인 용품, 식품은 두 번째 서랍에, 서류와 종이는 세 번째 서랍에 넣어둔다. 이는 기본적인 서랍 수납방식이지만 책상이나 업무 유형에 따라 달라질 수 있다. 각자의 환경에 맞는 수납 방식으로 편하게 일할 수 있는 공간을 만드는 것이 핵심이다.
- 정리의 진정한 가치는 무엇일까? 책상이 말끔하고 깨끗해져서 날아갈 듯 기쁜 것? 아니면 업무 효율성 향상? 이 모두가 해당되지만 나는 그 이상의 가치가 있다고 생각한다. 무엇보다 자아를 재발견할 수 있다. 갖고 있는 물건을 하나하나 마주 보며 영감을 주는 것인지 물어볼 때, 자신이 진정 원하는 것과 행복을 느끼는 것이 무엇인지 선명하게 보인다. 그리고 정리를 끝낼 무렵에는 마음가짐과 행동, 선택이 변하며 결국 인생이 극적으로 달라진다.
- 문서 폴더 속 모든 문서를 하나하나 살펴보고 아래와 같이 물어보자.
* 업무를 처리하는 데 꼭 필요한가?
* 미래의 업무에 영감을 불어넣거나 길잡이가 되는 파일인가?
* 비전과 잠재력을 갖추는 데 도움이 되는 파일인가?
이 모든 질문에 '아니다'라는 답이 나오는 파일은 즉시 삭제하자. 제목만 봐도 무슨 내용인지 알겠다 싶은 문서라도 반드시 열어봐야 한다. 현재 진행하는 안건과 관련 없는 파일을 모아둔 하위 폴더가 있다면 당장 그 폴더 전체를 삭제한다. 물론 자신이 속한 조직의 문서 보관 정책이나 기준이 있다면 그에 따라야 한다.
- 어떤 메일을 남길지 버릴지 결정할 때는 다음과 같이 질문해본다.
* 향후 업무 처리에 필요한 메일인가 (메일로 주고받은 내용을 재확인하거나 이메일대화 내용을 기록한 문서가 필요할 때가 가끔 있다.)?
* 다시 읽었을 때 향후 업무에 도움이 되는 지식과 영감, 동기부여를 얻을 수 있는 메일인가?
핵심은 자기 자신은 물론 직업과 직무에 합당한 정리법을 찾아야 한다는 점이다. 디지털 문서를 정리할 때처럼 폴더 수는 보통 10개 이하가 적당하다.
- 잡동사니 활동을 잡아내는 법을 배우면 근무시간을 단축하고 의욕을 높일 수 있다. 잡동사니 활동은 귀중한 시간과 에너지를 빼앗아가면서도 개인적이거나 직업적인 사명, 심지어 회사에도 의미 있는 변화를 가져다주지 못하는 것을 말한다. 새로운 정보나 더 나은 의견이 나오지 않는 회의, 완수할 가망이 거의 없는 프로젝트, 공들여 만들었지만 실질적인 내용이 부족한 프레젠테이션 등이 잡동사니 활동이다. 직장인들이 본업에 쏟아붓는 시간은 평균적으로 근무시간의 절반도 되지 않는다. 나머지 시간은 불필요한 업무, 행정 업무, 이메일 처리, 회의 등 온갖 방해꾼이 잡아먹는다. 어쩌다 이렇게 됐을까? 심리학에서는 잡동사니 활동에 빠지게 하는 세 가지 함정을 제시한다. 첫째는 일을 과하다 싶게 열심히 해도 좋은 결과를 얻 지 못하는 과잉 노력의 함정'이다. 둘째는 중요한 일보다 긴급한 일을 우선시하는 '긴급 작업의 함정'이다. 셋째는 '멀티태스킹의 함정'이다.
- 인간이라면 누구나 보상과 경쟁을 추구하지만, 그 때문에 잘못된 길로 들어서기 쉽다. 시간 관리 계획을 세울 때 가치 없다고 생각하는 보상을 받으려고 좋아하는 활동을 포기해서는 절대 안 된다. 자신이 누구인지, 진정으로 원하는 것은 무엇인지 알고 염두에 두면 잘못된 목표를 추구하다가 후회하는 사태를 막을수 있다.
- 결정을 정리할 때는 정말로 영향력 있는 결정을 중점적으로 처리해야 한다. 모든 결정은 시간과 에너지를 투자할 가치가 있는 결정과 제거해야 할 결정, 위임할 결정, 혹은 자동화할 결정으로 분류하자. 감당하기 버거울 정도로 많은 선택지가 사라지면 자신이 무엇을 성취하려고 애쓰는지 보인다. 그러면 그토록 어려웠던 결정이 갑자기 훨씬 쉬워진다. 시간과 에너지를 쏟아부어야 하는 중요한 결정을 더욱 집중해서 처리할 수 있고, 어떤 결정을 내리는 만족할 수 있다.
- 질 높은 관계를 맺는 첫 번째 비결은 현재에 충실하는 것이다. 친구의 페이스북 게시물에서 빠르게 '좋아요'를 누르거나 링크 드인에 승진 소식을 올린 누군가에게 미리 작성해둔 축하 메시 지를 보내는 건, 아주 쉽지만 아무런 의미가 없다. 또 상대의 대답을 5분 동안 즐겁게 들어줄 자신이 없다면 “요즘 어떻게 지내요?”라고 묻지 마라. 제인이 처음으로 내게 안부를 물었을 때가 기억난다. 나는 제인이 그저 예의상 물어본 거라고 생각하고 빠르게 “잘 지내요”라고 대답했다. 지금도 그때 그녀가 보인 반응을 생생하게 떠올릴 수 있다. 제인은 내 눈을 똑 바로 바라보고 좀 더 단호한 목소리로 이렇게 물었다.
“아뇨, 진짜 어떻게 지내냐고요.”
제인은 내 대답에 만족하지 못한 것이다. 그렇게 해서는 의미있는 우정을 쌓을 수 없기 때문이다.
- 진심이 담기지 않은 요청을 거절한다고 해서 문제될 것은 없다. 그러니 알맹이 없는 관계를 과감히 끊어내고 의미 있는 관계에 집중하라. 이를 통해 복잡한 삶이 단순해지고 가장 중요한 일 에 몰입할 수 있다. 지금 당신이 선택해야 할 것은 '필요한 만큼 의미 있는 관계'다.
- 한 연구에서는 정돈된 공용 업무 공간과 지저분한 공용 업무 공간을 비교해보았다. 짧은 시간 동안 지저분한 공간에는 정돈된 공간보다 3배나 많은 잡동사니가 쌓였다. 잡동사니 차단막으로 작용하는 정돈된 상태가 흐트러지자마자 물건을 쌓아두기가 훨씬 쉬워진다. 직장에서 어떤 영역을 정리하는 이 원리는 똑같이 적용된다. 예컨대 회의에 사람들을 너무 많이 초대하거나 지나치게 많은 이메일을 보낼 때도 마찬가지다. 머지않아 모든 사람들이 잡동사니에 잡동사니를 더하게 된다.
- 과거를 반추하는 데 정신적 에너지를 낭비하지 말자. 당신이 가진 것이나 당신이 하는 일을 남과 비교하지 말자. 지난주에 저지른 실수도 되새기지 말자. 부정적인 생각을 버리려면 먼저 종이에 써보자. 그 내용을 곰곰이 생각해보면서 거기서 핵심 교훈을 얻어낸다. 그러한 교훈을 거름으로 삼아 어떻게 성장할 수 있을지 생각해본다. 그러고 나서 그 종이를 분쇄하거나 태우거나 땅에 묻어서 처리하는 것도 좋은 방법이다. 그러면 그 종이와 함께 부정적인 생각도 사라진다. 나쁜 생각에서 교훈을 얻어 간직하고, 자기비판적인 생각은 과감히 버리자.